紙に書くことなく口頭で、物事を無駄や混乱なく遂行するのは、事が大きくなるに従い、スタッフ人数が多くなるに従い、新しい要素が加わるに従い、急激に難しくなって行きます。
ところが、結構多くの人が口頭だけで遂行し、直前になって「ああでもない、こうでもない、あれがまだだ」など、どたばた劇の末、事を終えるという事が少なくないものです。それは当たり前です。人間は忘れる動物、アバウトな動物だからです。事をスマートに終えるには、文書での内容吟味・徹底・訓練などが必要なのです。
当ホールでは年に数回自主企画でコンサートを実施しています。そのような実施のために、企画・推進のための帳票を制定し、文書による確認で先に進めています。なぜ、このような帳票を制定しているのかといいますと、その都度新たに考えずに、下記を機械的かつ楽に実施したいからです。すなわち、同じ事で頭を何度も使いたくないからです（これを「標準化ないしは規格化」といいます）。
（１）仕事の抜け落ちがないようにする、
（２）時間管理が機械的かつ正確に出来るようにする、
（３）人によるやり方のばらつきを避ける、
（４）意思の統一を文書上で図る、
などです。当ホールのイベントは小規模ですが、それでもこのために下記のような帳票を制定しています。最近は、慣れてきて作成を手抜きすることもありますが、本当は危険です。
ただし、これは一例でそれぞれの企画に合わせて工夫するものです。
下表の一部の○が付されているものは、帳票をダウンロード（マイクロソフト・エクセル書類）できます。アレンジしてご利用ください。